Dobre praktyki układania zasobów w SharePoint

Microsoft SharePoint to jedno z najpotężniejszych narzędzi do zarządzania dokumentami i współpracy w firmach. Wykorzystanie SharePointa może znacząco zwiększyć efektywność operacyjną w małej lub średniej firmie, jednak tylko wtedy, gdy system jest odpowiednio wdrożony i zarządzany. Celem tego artykułu jest przedstawienie najlepszych praktyk w zakresie układania zasobów w SharePoint, które pomogą Twojej firmie wdrożyć ten system w sposób wydajny i efektywny.

1. Zaplanuj strukturę i hierarchię zasobów

Pierwszym krokiem w organizowaniu zasobów w SharePoint jest zaplanowanie struktury, która będzie odzwierciedlać sposób pracy Twojej firmy. Dobre zaplanowanie hierarchii i folderów pozwoli na szybkie i łatwe odnalezienie potrzebnych plików. Warto zacząć od rozważenia następujących kwestii:

• Przemyśl typy dokumentów – Określenie, jakie dokumenty i zasoby będą przechowywane w SharePoint, pomoże w stworzeniu logicznej struktury. Może to obejmować dokumenty robocze, raporty, umowy, oferty czy prezentacje.
• Struktura folderów – Tworzenie głównych folderów na poziomie witryny, a następnie ich rozdzielanie na podfoldery, może pomóc w utrzymaniu porządku. Ważne jest, by nie przesadzać z liczbą podfolderów – zbyt skomplikowana struktura może utrudnić późniejsze wyszukiwanie.
• Przygotowanie wspólnych folderów dla zespołów – Dla działów i zespołów warto przygotować dedykowane przestrzenie w SharePoint, w których będą przechowywane tylko dokumenty związane z ich pracą.

2. Wykorzystaj metadane i tagi

Chociaż foldery są podstawą organizowania dokumentów w SharePoint, to wprowadzenie metadanych i tagów jest kluczowe, by poprawić efektywność wyszukiwania i organizacji plików. Metadane to dodatkowe informacje o plikach, takie jak kategoria dokumentu, data utworzenia, autor czy status. Zastosowanie odpowiednich metadanych pozwala na:

• Łatwiejsze wyszukiwanie – Zamiast przeszukiwać wszystkie foldery, użytkownicy mogą skorzystać z funkcji wyszukiwania, filtrując pliki na podstawie metadanych.
• Lepsza organizacja – Metadane pomagają w grupowaniu plików w bardziej dynamiczny sposób, nie polegający jedynie na strukturze folderów.

Zanim wdrożysz metadane w swojej firmie, warto opracować schemat, który będzie obowiązywał w całej organizacji. Przykłady metadanych to: typ dokumentu, projekt, klient, termin wykonania.

3. Automatyzacja procesów przy użyciu Power Automate

SharePoint doskonale integruje się z narzędziami Microsoft, takimi jak Power Automate, co pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z zarządzaniem dokumentami. Dzięki tym narzędziom możesz zautomatyzować:

• Przesyłanie dokumentów do odpowiednich folderów – Jeśli firma korzysta z określonych formularzy lub szablonów, Power Automate może automatycznie przekierowywać dokumenty do odpowiednich folderów w zależności od ich kategorii.
• Powiadomienia i przypomnienia – Dzięki Power Automate możesz ustawić powiadomienia dla użytkowników, gdy nowy dokument jest dodany lub gdy dokument zbliża się do terminu przeglądu.

Automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów ludzkich.

4. Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów

Zarządzanie dokumentami w SharePoint nie ogranicza się tylko do ich przechowywania, ale również do zapewnienia ich odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Warto zadbać o:

• Uprawnienia dostępu – SharePoint pozwala na precyzyjne określenie, kto ma dostęp do poszczególnych zasobów. Na poziomie witryny i folderów możesz przydzielać różne poziomy uprawnień: tylko do odczytu, edytowania czy pełnego dostępu.
• Śledzenie wersji – Dzięki funkcji wersjonowania, SharePoint automatycznie zapisuje każdą wersję dokumentu. Użytkownicy mogą łatwo wrócić do wcześniejszych wersji, co jest przydatne w przypadku zmian lub aktualizacji dokumentów.

5. Adopcja SharePointa w firmie

Aby SharePoint był skutecznym narzędziem, konieczne jest jego odpowiednie wdrożenie i zaadoptowanie przez zespół. Oto kilka kluczowych kroków, które pomogą w skutecznej adopcji:

• Szkolenia dla użytkowników – Zorganizuj szkolenia dla pracowników, które pokażą im, jak efektywnie korzystać z SharePoint, jak przeszukiwać dokumenty, dodawać metadane czy korzystać z funkcji współpracy.
• Dokumentacja procesów – Przygotuj dokumentację procesów i najlepszych praktyk dla użytkowników, tak aby każdy wiedział, jak postępować z dokumentami i jakie zasady obowiązują w firmie.
• Wsparcie IT – Zespół IT powinien być gotowy do udzielania wsparcia w przypadku problemów z użytkowaniem SharePoint, zarządzania uprawnieniami i wdrażania nowych funkcji.

6. Regularna konserwacja i optymalizacja

SharePoint to narzędzie, które wymaga regularnej konserwacji, by działało efektywnie. Należy:

• Zarządzać przestrzenią dyskową – Upewnij się, że pliki są odpowiednio organizowane, a niepotrzebne dane są regularnie usuwane lub archiwizowane.
• Optymalizować wyszukiwanie – Regularnie przeglądaj strukturę metadanych i folderów, aby upewnić się, że wyszukiwanie działa efektywnie.

 

Jak Microsoft Copilot może usprawnić poruszanie się w SharePoint?

Microsoft Copilot, zintegrowany z SharePoint, znacząco ułatwia poruszanie się po tym narzędziu, zwiększając produktywność i efektywność użytkowników. Dzięki zaawansowanej sztucznej inteligencji, Copilot może automatycznie analizować struktury folderów i dokumentów, sugerując odpowiednie miejsca do przechowywania nowych plików, a także pomagając w łatwym znajdowaniu konkretnych dokumentów na podstawie zapytań w języku naturalnym. Copilot może również pomóc w organizacji zasobów, automatycznie tagując pliki na podstawie ich treści i przypisując im metadane, co sprawia, że dokumenty są lepiej zorganizowane i łatwiejsze do znalezienia. Co więcej, Copilot potrafi analizować historię działań użytkownika i proponować najczęściej wykorzystywane pliki lub foldery, co umożliwia szybszy dostęp do najistotniejszych materiałów. Wraz z rozwojem SharePoint jako narzędzia do zarządzania dokumentami, integracja z Copilotem staje się kluczowym elementem, który upraszcza interakcję z systemem, zwiększa zaawansowanie wyszukiwania, a także pomaga w organizowaniu pracy w firmie. Copilot w SharePoint to krok ku przyszłości, w której zarządzanie dokumentami staje się jeszcze bardziej intuicyjne i efektywne.

 

SharePoint jest potężnym narzędziem, które może znacząco usprawnić organizację pracy w firmie. Aby jednak jego wdrożenie i użytkowanie było efektywne, należy zadbać o odpowiednią strukturę dokumentów, używanie metadanych, automatyzację procesów oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych. Kluczem do sukcesu jest także skuteczna adopcja systemu przez zespół, co wymaga szkolenia pracowników oraz stałego wsparcia IT. Dzięki tym praktykom SharePoint stanie się nieocenionym narzędziem wspierającym codzienną pracę w Twojej firmie.

🚀 Chcesz usprawnić swoją firmę? Zespół naszych ekspertów chętnie odpowie na Twoje pytania i pomoże wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie: 

Tel.: +48 32 420 92 45   

Email: [email protected]  

Zapraszamy również na naszą stronę internetową, gdzie znajdziesz więcej informacji na temat produktów. Sprawdź i dowiedz się więcej: MICROSOFT